ERP-Auswahl

Ist Ihr ERP-System noch fit für die Zukunft?

Ein ERP-Wechsel wird selten notwendig, weil „das ERP schlecht“ ist. Häufig haben sich Unternehmen, Prozesse und Anforderungen über Jahre weiterentwickelt, während die eingesetzte Software nicht Schritt gehalten hat.

Typische Auslöser sind:

• veraltetes ERP-System oder auslaufender Herstellersupport
• fehlende Cloud- oder Zukunftsstrategie
• hoher manueller Aufwand und zahlreiche Excel-Lösungen
• Medienbrüche und fehlende Integration
• unzureichende Produktions-, Kapazitäts- oder Feinplanung
• fehlende Transparenz über Bestände, Kosten und Liefertermine
• zunehmender Customizing- und Schnittstellenaufwand
• fehlende Möglichkeiten für Workflows, Automatisierung oder KI
• Unternehmenswachstum oder veränderte Geschäftsmodelle

Bevor ein neues ERP-System ausgewählt wird, sollte deshalb zunächst geklärt werden, welche Probleme tatsächlich durch das ERP verursacht werden – und welche durch Prozesse, Organisation oder Stammdaten.

Der häufigste Fehler bei der ERP-Auswahl: Unternehmen schauen sich ERP-Systeme an, bevor sie ihre eigenen Anforderungen kennen.

Eine überzeugende Präsentation oder moderne Benutzeroberfläche sagt wenig darüber aus, ob ein ERP-System die unternehmensspezifischen Prozesse tatsächlich beherrscht.

Eine professionelle ERP-Auswahl beginnt deshalb nicht mit ERP-Anbietern, sondern mit dem eigenen Unternehmen.

Zunächst müssen Geschäftsprozesse, Schwachstellen und zukünftige Anforderungen verstanden werden. Daraus entsteht eine belastbare Entscheidungsgrundlage für die Auswahl geeigneter ERP-Systeme.

01 – Ausgangssituation & Ziele

Warum soll das ERP-System ersetzt werden? Gemeinsam definieren wir Ausgangssituation, Projektziele, Rahmenbedingungen und die Anforderungen an die zukünftige Softwarelandschaft.

02 – Prozesse & Anforderungen

Wir analysieren die relevanten Geschäftsprozesse entlang der Wertschöpfungskette und identifizieren Schwachstellen sowie Optimierungs- und Digitalisierungspotenziale. Dabei betrachten wir nicht nur den heutigen Zustand, sondern insbesondere die zukünftig gewünschten Soll-Prozesse.

03 – ERP-Lastenheft

Die funktionalen, technischen und organisatorischen Anforderungen werden strukturiert und priorisiert. Das ERP-Lastenheft bildet anschließend die gemeinsame Grundlage für Ausschreibung, Anbieterbewertung und spätere Abnahme.

04 – Longlist & Shortlist

Auf Basis von Branche, Unternehmensgröße, Fertigungsart, Funktionsumfang, Technologie und weiteren Anforderungen identifizieren wir geeignete ERP-Systeme. Aus dem ERP-Markt entsteht zunächst eine Longlist, die anhand definierter Kriterien systematisch auf eine handhabbare Shortlist reduziert wird.

05 – Anbieterpräsentation & Bewertung

Die verbleibenden ERP-Anbieter präsentieren ihre Systeme nicht anhand beliebiger Standard-Demos, sondern möglichst anhand vorgegebener Prozesse und konkreter Anforderungen des Unternehmens. Die Ergebnisse werden strukturiert bewertet und vergleichbar gemacht.

06 – Entscheidung & Vertragsvorbereitung

Neben dem funktionalen Erfüllungsgrad betrachten wir unter anderem: Lizenz- und Einführungskosten, Folgekosten, Projektaufwand, Technologie, Zukunftsfähigkeit, Referenzen, Implementierungspartner, Support und Projektrisiken.

So entsteht eine nachvollziehbare Entscheidungsgrundlage für Management und Projektteam.

Wir betrachten die gesamte Softwarelandschaft

Je nach Unternehmen betrachten wir deshalb auch angrenzende Systeme und Anforderungen wie: APS/PPS | BDE/MDE | MES | DMS | CRM | CAQ/QMS | BI & Reporting | PIM | CAD/PDM | LIMS | E-Commerce | Logistik | Finanzbuchhaltung

Ziel ist nicht, möglichst viele Systeme einzuführen.

Ziel ist eine integrierte und zukunftsfähige Softwarelandschaft mit möglichst durchgängigen Prozessen, klaren Systemgrenzen und wenigen unnötigen Schnittstellen.

Produzierende Unternehmen stellen besondere Anforderungen an ein ERP-System. Materialwirtschaft und Finanzbuchhaltung allein reichen hier nicht aus.

Je nach Fertigungsart und Branche betrachten wir beispielsweise:

• Stücklisten und Arbeitspläne
• Varianten und Konfiguration
• Kalkulation und Nachkalkulation
• Disposition und Materialbedarfsplanung
• Kapazitäts- und Feinplanung / APS
  
• Fertigungssteuerung
• BDE/MDE und Rückmeldungen
• Fremdfertigung
• Qualitätsmanagement
• Chargen- und Seriennummernverfolgung
• DMS und technische Dokumente
• Instandhaltung
• BI, Kennzahlen und Reporting

Gerade hier ist praktische Prozesserfahrung entscheidend: Ein ERP-System muss nicht nur auf dem Papier funktionieren, sondern im täglichen Ablauf vom Auftragseingang über Planung, Einkauf und Produktion bis zur Auslieferung.

Wir verkaufen keine ERP-Software.

Wir entwickeln keine ERP-Systeme und erhalten keine Verkaufsprovision von ERP-Anbietern. Dadurch können wir unterschiedliche Systeme und Anbieter objektiv anhand der Anforderungen unserer Kunden bewerten.

Unsere Aufgabe ist nicht, ein bestimmtes ERP-System zu verkaufen, sondern gemeinsam mit Ihnen herauszufinden, welches System am besten zu Ihrem Unternehmen, Ihren Prozessen und Ihrer zukünftigen Strategie passt.

✓ definierte Projektziele und Anforderungen

✓ analysierte und optimierte Soll-Prozesse

✓ strukturiertes ERP-Lastenheft

✓ Longlist geeigneter ERP-Systeme

✓ qualifizierte Shortlist

✓ strukturierte Ausschreibung

✓ vergleichbare Anbieterpräsentationen

✓ transparente Bewertungsmatrix

✓ Kosten- und Angebotsvergleich

✓ dokumentierte Entscheidungsempfehlung

Der Aufwand einer ERP-Auswahl hängt von Unternehmensgröße, Prozesskomplexität, Anzahl der Standorte und dem gewünschten Detaillierungsgrad ab.

Wir strukturieren das Projekt deshalb in klar definierte Phasen. So bleiben Aufwand, Kosten und Ergebnisse transparent.

Für mittelständische Unternehmen können für Teile der Beratung zudem öffentliche Förderprogramme infrage kommen. Wir prüfen auf Wunsch, ob und welche Förderung für das konkrete Projekt genutzt werden kann.

Wie lange dauert eine ERP-Auswahl?

Je nach Unternehmensgröße und Komplexität dauert eine strukturierte ERP-Auswahl typischerweise mehrere Wochen bis wenige Monate. Entscheidend ist weniger die Anzahl der betrachteten ERP-Systeme als eine saubere Definition und Bewertung der Anforderungen.

Wie viele ERP-Anbieter sollten verglichen werden?

Eine breite Longlist kann zahlreiche Systeme enthalten. Für detaillierte Anbieterpräsentationen sollte die Auswahl jedoch auf wenige wirklich geeignete Anbieter reduziert werden. Qualität und Vergleichbarkeit sind wichtiger als die Anzahl der Präsentationen.

Was ist der Unterschied zwischen ERP-Auswahl und ERP-Lastenheft?

Das ERP-Lastenheft beschreibt die fachlichen, technischen und organisatorischen Anforderungen an das zukünftige System. Die ERP-Auswahl nutzt diese Anforderungen anschließend, um geeignete Systeme und Anbieter objektiv miteinander zu vergleichen.

Sollte man bestehende Prozesse übernehmen?

Nicht automatisch. Eine ERP-Einführung bietet die Gelegenheit, historisch gewachsene Abläufe zu hinterfragen. Ziel sollte sein, Prozesse zunächst zu optimieren und anschließend möglichst nah am ERP-Standard abzubilden.

Warum einen unabhängigen ERP-Berater einsetzen?

ERP-Anbieter kennen ihre eigenen Systeme sehr gut. Ein unabhängiger ERP-Berater betrachtet dagegen zunächst die Anforderungen des Unternehmens und kann unterschiedliche Lösungen neutral miteinander vergleichen.