Ein neues ERP-System sollte nicht dazu dienen, historisch gewachsene Abläufe, Excel-Listen und unnötige Arbeitsschritte einfach in einer neuen Software nachzubauen. Deshalb beginnt die Erstellung des Lastenhefts mit einer strukturierten Betrachtung der bestehenden Geschäftsprozesse.

Gemeinsam mit den Fachbereichen analysieren wir den aktuellen Ablauf, identifizieren Medienbrüche, manuelle Tätigkeiten und Verbesserungspotenziale und entwickeln daraus einen zukunftsfähigen Soll-Prozess. Dabei orientieren wir uns an Best Practices und ERP-Standards, ohne unternehmensspezifische Besonderheiten aus den Augen zu verlieren.

Unser Grundsatz: So viel ERP-Standard wie möglich – Individualisierung nur dort, wo sie fachlich notwendig ist oder einen echten Mehrwert schafft.

Aus den definierten Soll-Prozessen entstehen konkrete Anforderungen an das zukünftige ERP-System. Dabei betrachten wir die gesamte Wertschöpfungskette – vom Vertrieb und der Auftragsabwicklung über Einkauf, Arbeitsvorbereitung und Produktion bis zu Lager, Logistik, Qualität und Controlling.

Neben den klassischen ERP-Funktionen berücksichtigen wir auch angrenzende Themen wie PPS und APS, BDE/MDE, DMS, CRM, CAQ/QMS, BI & Reporting sowie erforderliche Schnittstellen.

Entscheidend ist dabei nicht die möglichst große Anzahl an Anforderungen. Ein gutes Lastenheft konzentriert sich auf die Prozesse und Funktionen, die für das Unternehmen tatsächlich relevant sind und ERP-Systeme voneinander unterscheiden.

Nicht jede ERP-Anforderung besitzt die gleiche Bedeutung. Deshalb strukturieren und priorisieren wir die Anforderungen beispielsweise nach MUSS-, SOLL- und KANN-Kriterien. Dadurch wird frühzeitig deutlich, welche Funktionen zwingend erforderlich sind und bei welchen Anforderungen Kompromisse möglich sind.

Besonders wichtige Anforderungen sollten zudem so formuliert sein, dass ihre Erfüllung später tatsächlich überprüft werden kann. Statt einer allgemeinen Forderung wie „Das ERP muss eine Kapazitätsplanung ermöglichen“ wird konkret beschrieben, welche Ressourcen, Kapazitäten, Alternativmaschinen oder Planungslogiken berücksichtigt werden müssen.

Damit entsteht bereits im Lastenheft eine objektive Grundlage für Anbieterbewertung, Systempräsentation und spätere Abnahme.

Produzierende Unternehmen stellen deutlich andere Anforderungen an ein ERP-System als Handels- oder Dienstleistungsunternehmen. Stücklisten, Arbeitspläne, Varianten, Kalkulation, Materialdisposition, Kapazitätsplanung, Fertigungssteuerung oder Rückmeldungen müssen nicht nur vorhanden sein – sie müssen zur jeweiligen Fertigungsorganisation und Auftragsstruktur passen.

Deshalb berücksichtigen wir bei der Erstellung des Lastenhefts insbesondere die Zusammenhänge zwischen ERP, PPS, APS und Shopfloor. Materialverfügbarkeit, alternative Maschinen, Rüstoptimierung, Fremdfertigung, BDE/MDE, Chargen- und Seriennummernverfolgung oder Qualitätsmanagement werden dort berücksichtigt, wo sie für die zukünftigen Prozesse relevant sind.

Das Lastenheft beschreibt damit nicht nur Softwarefunktionen, sondern bildet die zukünftige digitale Prozesslandschaft des Unternehmens ab.

Mit Fertigstellung des Lastenhefts beginnt der eigentliche Systemvergleich. Alle potenziellen ERP-Anbieter erhalten eine einheitliche und vergleichbare Aufgabenstellung. Damit wird verhindert, dass jeder Anbieter ausschließlich die Stärken seiner eigenen Software präsentiert.

Das Lastenheft dient anschließend als roter Faden durch das gesamte ERP-Projekt – von Ausschreibung und Anbieter-Selbstauskunft über Longlist, Shortlist und Systempräsentationen bis zur Entscheidung und späteren Einführung.

Prozessanalyse:

→ SOLL-Prozesse
→ ERP-Lastenheft
→ Ausschreibung
→ ERP-Auswahl
→ ERP-Einführung

Ein Lastenheft ist damit weit mehr als ein Anforderungskatalog – es ist die fachliche Grundlage für das gesamte ERP-Projekt.